Adatbiztonság

Üzleti adatok védelme

A modern vállalkozások sok információt dolgoznak fel, de gyakran nem rendelkeznek valós áttekintéssel arról, hogy mindezt hogyan állítják elő, tárolják, osztják meg és hogyan érik el. Ez elkerülhetetlenül potenciális biztonsági és megfelelőségi kockázatokhoz vezet, beleértve az adatszivárgást, a nem biztonságos fájlokat, az emberi hibákat és az információhoz való jogosulatlan hozzáférést.

Ezenkívül a vállalkozás dokumentum-előállító környezete egyszerű bejáratként is működhet a vállalati hálózatba, mivel a nyomtatók és fénymásolók gyakran kimaradnak az IT-biztonsági szabályzatokból. Ez egy kulcsfontosságú sérülékenység, amelyet a rosszindulatú szereplők aktívan próbálnak kihasználni - a nyomtatással kapcsolatos adatszivárgás egyre emelkedő költsége Európában jelenleg eléri a 825 000 fontot*. És ez a vállalkozás hírnevét is hosszú időre leronthatja.

* “Print Security Landscape, 2020” Quocirca tanulmány

Man-pressing-lock-icon-on screen

Dokumentumai védelme

A valóban hatékony dokumentumbiztonságnak a vállalat dokumentum- és nyomatkezelési stratégiája fontos elemét kell képeznie, és figyelembe kell vennie a dokumentum életciklusának mind a hat szakaszát:

  • Rögzítés – az információk „befogadása”, legyen szó nyomtatott dokumentumok beolvasásáról, e-mailek figyeléséről vagy dokumentumok létrehozásáról és mentéséről egy alkalmazásból.
  • Tárolás – dokumentumok tárolása akár papír alapú, akár elektronikus vagy hibrid fájlrendszerben. 
  • Kezelés – a felhasználók hozzáférési engedélyeinek és verziókövetésének kezelése annak biztosítása érdekében, hogy a felhasználók a legfrissebb dokumentumokon és ellenőrzési nyomvonalakon dolgozzanak, hogy rögzítsenek minden, egy dokumentumot érintő tevékenységet.
  • Megőrzés – gondoskodik arról, hogy a dokumentumokat megfelelő ideig megőrizzék, majd biztonságosan megsemmisítsék.
  • Megosztás – lehetővé teszi a dokumentumok biztonságos megosztását más felhasználókkal vagy üzleti partnerekkel a leghatékonyabb módon. 
  • Integrálás – lehetővé teszi az információcserét az üzleti alkalmazások, például a számviteli vagy ERP rendszerek között.
People-sat-around-desk-in-a-meeting

Védd jobban, csinálj többet

Dokumentumbiztonsági menedzsment megoldásaink és szolgáltatásaink a Dokumentum- és Nyomtatási Szolgáltatásaink kulcsfontosságú részét képezik. Az intuitív munkafolyamat- és automatizálási eszközök segítségével megoldják az üzleti dokumentumok biztonságban tartásával kapcsolatos kihívásokat, és segítenek több munka elvégzésében. 

Biztosítjuk a szakértelmet, a támogatást és az eszközöket, amelyek segítségével kidolgozhatja és kezelheti dokumentumbiztonsági szabályzatát, és megóvjuk bizalmas adatait annak teljes életciklusa során, függetlenül attól, hogy rögzítik, tárolják, nyomtatják vagy megosztják azokat. Ezenkívül biztonságos dokumentumkezelési megoldásaink segítenek a legújabb biztonsági előírásoknak, például a GDPR-nak való megfelelésben. Vagy kezelhetjük mindezt Ön helyett a menedzselt nyomtatási szolgáltatásunk részeként

Hands holding GDPR file in office

A Sharp dokumentumbiztonságának előnyei

  • hatékony dokumentumkezelés – a fájlokat strukturált és biztonságos felhőalapú adattárak tárolják (helyi szerver alapú telepítések is elérhetők).
  • fokozott nyomtatásbiztonság – a dokumentumokat a nyomtatásvezérlő technológia védi, így biztosítva, hogy ne maradjanak érzékeny információk felügyelet nélkül a nyomtató kimeneti tálcájában. Ezenkívül a nyomtatott dokumentumokhoz vízjelek is hozzáadhatók, amelyek megmutatják, hogy ki nyomtatta őket, valamint a kiadás időpontját és dátumát.
  • fokozott dokumentumbiztonság – csak a jogosult felhasználók szkennelhetik be a dokumentumokat, és kontrol is beállítható annak meghatározására, hogy a dokumentumok mely célállomásokra küldhetők. További biztonsági szint biztosítható, ha a PDF formátumba szkennelt dokumentumokhoz jelszavakat adunk
  • továbbfejlesztett dokumentumkezelés – rejtett szövegek és minták beágyazhatók a dokumentumok hátterébe. Amikor megpróbálja másolni a dokumentumot, a rejtett szöveg láthatóvá válik, így könnyen megkülönböztetheti a másolatot az eredetitől. A rejtett mintákat egy Sharp fénymásoló felismeri, így a dokumentum egyáltalán nem másolható.
Printer-office-people working at desks