Dokumentum munkafolyamat

Racionalizálja az ismétlődő üzleti feladatokat

Sok alapvető üzleti feladat rendkívül ismétlődő: munkaidő-nyilvántartás, bérszámfejtés, számlák – a lista folytatódik. Az alkalmazottak számára ezek a munkák hétköznapiak lehetnek, és értékes időt vesznek igénybe.

A dokumentumkezelési munkafolyamat-szoftver lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy visszanyerjék idejüket, így a fontos munkákra összpontosíthatnak. Mi az a dokumentum-munkafolyamat-szoftver? A dokumentum-munkafolyamat-szoftver segít az üzleti folyamatok automatizálásában – a pénzügyi eljárásoktól a HR-munkafolyamatokig –, lehetővé téve, hogy a papírigényes, ismétlődő feladatoktól a karcsúsított digitális műveletek felé tolódjon el.

Adjon lehetőséget munkatársainak, hogy időt spóroljanak, és azokra a feladatokra koncentrálhassanak, amelyek igazán fontosak.

Three office workers working at desks

Hogyan működik?

Az üzleti munkafolyamatok és a dokumentumkezelő szoftverek együtt működnek az üzleti folyamatok egyszerűsítése érdekében. Lépésről lépésre létrehoznak egy digitális folyamatot, amely segít az alkalmazottaknak rutindokumentumok létrehozásában, nyomon követésében, szerkesztésében, tárolásában és kezelésében.

Az ilyen dokumentum-munkafolyamat-szoftverek hihetetlenül hatékonyak – de nem csak a nagyvállalatok számára. Bármilyen méretű vállalkozás kihasználhatja számos előnyét. Ezek tartalmazzák az alábbiakat: 

  • Az emberi hibák csökkentése - A munkafolyamatok automatizálása csökkentheti az elkövetett hibák számát – és csökkenti az alkalmazottakra nehezedő nyomást.
  • A folyamatok felgyorsítása - A számítógépek gyorsabban tudnak olvasni, mint az emberek, az automatikus iktatás és küldés pedig időt takarít meg
  • Digitális aláírások és jóváhagyások - A dokumentum-jóváhagyási munkafolyamatok automatikusan a megfelelő személyhez irányíthatják a dokumentumokat – függetlenül attól, hogy hol dolgoznak – jelentős hatékonyságnövelést kínálva. 
  • Költségek csökkentése - Ha kevésbé támaszkodik a papírfeldolgozásra akkor pénzt takarít meg a nyomtatási költségeken és a fogyóeszközökön
  • Az átláthatóság és az elszámoltathatóság fokozása - A digitális munkafolyamatok több adatot biztosítanak – így könnyebben biztosítható az átláthatóság a szervezetben
  • A katasztrófa utáni helyreállítási képességek fejlesztése - A digitalizálás azt jelenti, hogy mostantól digitális biztonsági másolatot készíthet dokumentumairól, és a felhőalapú tárolás még nagyobb védelmet és rugalmasságot biztosít.
Man using laptop and woman using tablet

Dokumentum munkafolyamat működés közben

A dokumentum munkafolyamat szoftver segíthet a termelékenységben, a láthatóságban és az ellenőrzésben.

Man with tablet and woman with printed documents

A termelékenység javítása

A dokumentumok munkafolyamat-automatizálásának erejét kihasználva ezek a megoldások proaktivitást biztosítanak a munkafolyamatnak. Például, ha valaki elfelejt valamilyen műveletet végrehajtani egy dokumentumon, az intelligens szoftver emlékezteti, hogy a figyelmére van szükség.

Two colleagues walking through office-printer-Product

Növelje a láthatóságot

Legyen szó papír alapú vagy digitális dokumentumról, a dokumentumrögzítési funkció segítségével az alkalmazottak gyorsan és egyszerűen digitalizálhatják a dokumentumot, és biztonságosan elküldhetik a megfelelő személynek.

Közvetlenül is csatlakozhat "minden egyben" nyomtatóihoz, így az alkalmazottak zökkenőmentesen oszthatják meg az információkat, miközben Ön nyomon követheti, hogy pontosan hová mennek az adatok.

Man and woman looking at a tablet

Csökkentse a költségeket

Mivel a fájlok tárolása elektronikusan történik, az üzleti munkafolyamatok csökkentik a nyomtatóktól és a papíralapú dokumentumoktól való függőséget.

Dokumentum- és nyomtatáskezelő szoftverrele kombinálva ez csökkenti a nyomtatási és másolási költségeket, lehetővé téve a nyomtatók és kellékek hatékonyabb kezelését – és előmozdítja a nagyobb környezeti fenntarthatóságot.

Fedezze fel dokumentum munkafolyamat szoftver kínálatunkat

Ismerje meg, hogyan maximalizálhatja a termelékenységet, és hogyan érhet el pozitív változást vállalkozásában.