Dokumentumkezelés

Vegye át az irányítást dokumentumai felett

Semmi sem akadályozza jobban a termelékenységet, mint az, hogy az alkalmazottak nem találják meg a keresett dokumentumokat. Sajnos a mai digitális világban ez mindennapos. A dokumentumokat gyakran számos környezetben készítik és tárolják: papíron, laptopon, USB-meghajtón, e-mailben, felhőben… a lista folytatódik.

Mindezt nyomon követhető dokumentumkezelő rendszer nélkül – a papír mennyisége napról napra növekszik és változik – a szervezetek könnyen elveszíthetik a nyomot: az adatbiztonság veszélyben van, az alkalmazottak frusztráltnak érzik magukat, és általános a szervezetlenség érzése.  

Szerencsére a dokumentumkezelő szoftver megmenti a helyzetet.

Small workgroup meeting with printed documents and laptops

Hogyan működik ez?

A kisvállalkozások dokumentumkezelő rendszerei visszaadják a hatalmat az Ön kezébe, segítve Önt, hogy kézben tartsa a dokumentumokat, miközben csökkenti a papírtól való függőségét. 

A Dokumentumkezelés leegyszerűsíti a munkafolyamatokat – legyen szó számítógépes fájlról vagy a "minden egyben" nyomtatóról feltöltött dokumentumról. Biztonságosan rögzítheti, tárolhatja, kezelheti, megoszthatja, kinyomtathatja és visszakeresheti üzleti dokumentumait.

Two men at desks using PCs

Még sok minden más...

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek azonban túlmutatnak a dokumentumok helyének meghatározásán és tárolásán. Ahogy a neve is mutatja, páratlan dokumentumkezelési képességeket biztosítanak.

  • Átláthatóság és ellenőrzés: Ön dönti el, hogy mely alkalmazottak milyen dokumentumokhoz férhetnek hozzá, a dokumentumok érzékenysége és alkalmazottai jogosultsági szintje alapján.
  • Termelékenység: A jogosult felhasználók mindenhez hozzáférhetnek, amire szükségük van, és bármikor – bármilyen eszközről is dolgoznak.
  • Verziófelügyelet: egy dokumentumkezelő rendszer biztosítja, hogy az emberek a dokumentum legújabb iterációjától dolgozzanak – lehetőség van a változtatások visszaállítására és a korábbi verzióra való visszatérésre is, ha szükséges.
  • Együttműködés: A dokumentumrögzítés használatával több csapattag megoszthatja és elérheti ugyanazt a dokumentumot, és valós időben dolgozhat rajta akár  különböző eszközökről is. Ez rendkívül fontos az együttműködés megkönnyítéséhez a távmunka világában, ahol a csapattagok nem mindig ugyanabban az irodában tartózkodnak.
Office workers working at co-working desk

Mik az előnyök?

A dokumentumkezelő szoftver számos előnnyel rendelkezik bármilyen méretű vállalkozásról is van szó, többek között:

Three colleagues looking at PC screen

Továbbfejlesztett dokumentumbiztonság és megfelelőség

Azzal, hogy tudja, hol találhatók dokumentumai – és milyen adatokat tartalmaznak – csökkenti a véletlen adatvesztés valószínűségét. A dokumentumkezelés azt is lehetővé teszi, hogy szabályozza, ki férhet hozzá dokumentumaihoz.

Two women looking at a laptop in office

Fokozott termelékenység:

A dokumentumok egységesítése megkönnyíti az alkalmazottak számára, hogy megtalálják, amire szükségük van, együttműködjenek egymással és elvégezzék munkájukat.

Woman looking at a tablet in office

Alacsonyabb költségek

A szoftver csökkenti a nyomtatási igényt az elektronikus dokumentumok online rögzítésével. Ez hozzájárulhat a költségek csökkentéséhez és a hatékonyság növeléséhez.

Fedezze fel dokumentumkezelő szoftver kínálatunkat

Ismerje meg, hogyan maximalizálhatja a termelékenységet, és hogyan érhet el pozitív változást vállalkozásában.