Dokumentum rögzítés

Digitalizálja dokumentumait egyszerűen

A dokumentumok digitalizálása – egy papíralapú dokumentum szkennelésének vagy rögzítésének folyamata annak érdekében, hogy digitális tárhelyre kerüljön – minden szervezet célja. Ez lehet a régi dokumentumok digitális formátumba történő átalakítása, vagy az újonnan beérkezett papírok rögzítése és a munkafolyamathoz való hozzáadása. Mindkettőhöz szükség van egy "minden egyben" irodai nyomtatóra és egy dokumentumrögzítő szoftverre a dokumentumok munkafolyamatainak zökkenőmentes működéséhez.

Míg a dokumentumok beszkenneléséhez "minden egyben" nyomtatókra vagy fénymásolókra van szükség dedikált szkennerrel, a dokumentumrögzítő szoftver is elengedhetetlen. Gondoskodik arról, hogy dokumentumait biztonságosan és hatékonyan tárolják, megosszák és kezeljék – és feldolgozzák a munkafolyamatokon keresztül.

Three colleagues reviewing on-screen content

Irány: a digitalizálás

Legyen szó számlák beolvasásáról vagy a digitális postaszolgálat automatizálásáról, a papírról a bájtra való váltás időigényes feladat lehet. A dokumentumokat be kell szkennelni, el kell nevezni, iktatni, indexelni, megosztani és tárolni – a lista folytatódik. A dokumentumrögzítő szoftverrel azonban az egész folyamatot automatizálhatja, így időt és pénzt takaríthat meg.

A teljesen nyomon követhető, könnyen kereshető és hatékonyan elosztott dokumentumrögzítés lehetővé tételével élvezheti a dokumentumok munkafolyamatait, amelyek minimalizálják a kézi feladatokra pazarolt időt, és növelik a termelékenységet.

Ráadásul azáltal, hogy minden dokumentumról teljes ellenőrzési nyomvonalat hoz létre, amelyet egy többfunkciós nyomtatón keresztül rögzít, a dokumentumrögzítő szoftver azt jelenti, hogy szervezete megfelelő ellenőrzési nyomvonalat hoz létre. 

Product-Photocopier -MX-6071-colour scanning

Automatikus indexelés és tartalomelemzés

Nem számít, milyen csúcstechnológiás az Ön vállalkozása, emberi hiba mindig lehetséges. A dokumentumrögzítő szoftver gondoskodik arról, hogy a hibák ne fajuljanak komoly problémákká – ha egy dokumentum eltűnik, pontosan tudni fogja, hol találja meg.

A metacímkék és a dokumentumok tartalmának beolvasásával a dokumentumrögzítő szoftver okosan indexeli a dokumentumokat a gyors visszakeresés érdekében. Az útválasztási lehetőségekkel pedig pontosan oda küldheti digitális dokumentumait, ahol szükség van rájuk. A számlaszkennelés és az adatrögzítés azt jelenti, hogy még a bizalmas dokumentumokat is el lehet küldeni azoknak a csapatoknak, akiknek leginkább szükségük van rájuk – és biztonságosan menthetők jelszóval védett PDF-ként.

Product-Drivve Image Software on MFP panel

Az Ön készülékeihez tervezve

Nem csak a kiválasztott részlegek profitálhatnak a dokumentumkezelési szkennelésből: az egész iroda beilleszthető a munkafolyamataiba.

Ráadásul a kiváló minőségű szkennelések készítésének és megosztásának megbízható módszerével csökkentheti a papírfelhasználást, hogy nagyobb költséghatékonyságot és környezeti fenntarthatóságot érjen el.

Woman using tablet with colleagues at desks

Fedezze fel dokumentumrögzítő szoftver kínálatunkat

Ismerje meg, hogyan maximalizálhatja a termelékenységet, és hogyan érhet el pozitív változást vállalkozásában.